¿QUÉ SIGNIFICA “AJUSTAR LA ESTRUCTURA DE COSTOS” EN UNA EMPRESA?

ESTRUCTURAS COSTOS-MANEJO

Es una frase que suena a ominosa. Huele a bajar los niveles de operación y a despedir gente, a dejar de comprar, a extremar la presión para vender a límites hasta inhumanos. Hasta podría decirse que huele a abuso, pero no es así. Simplemente significa ajustarse a los patrones de eficiencia a los que deben ceñirse todas las explotaciones económicas, obviamente dentro de los parámetros éticos a que nos obliga la Responsabilidad Social Empresarial (RSE). Pero, ¿qué significa esto, en concreto? O lo que es lo mismo ¿cómo lo hacemos?

La ESTRUCTURA DE COSTOS tiene tres componentes. En una perspectiva ESTRUCTURAL, tienen dos dimensiones: una vertical, que está definida por el “dónde se hacen las cosas”, o los Centros de Costos, y una transversal, definida por el “qué o cómo se hacen las cosas”, o los Centros de Actividades. En la perspectiva de su NATURALEZA, también tienen dos dimensiones: los costos son “objetos reales o tangibles”, que son consumidos en el proceso productivo, y también son “percepciones intangibles”, que son ejecutados como comportamientos de los participantes en el proceso. Finalmente, la estructura de costos tiene una perspectiva TEMPORAL, que dice de los efectos o impactos en la sostenibilidad de la empresa según el tiempo transcurrido, y así hablaremos de corto, mediano y largo plazo.

En sus tres componentes, la empresa define una FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN, es decir, define cómo combinar las tres perspectivas para llegar a obtener un producto o un servicio. Por ejemplo, una fábrica de fideos consumirá recursos reales (mano de obra, harina, máquinas amasadoras, etc.) en los Centros de Costos de su organización (sus secciones) utilizando cierta tecnología (actividades como amasar, orear, hornear), todo en espera de obtener un producto físicamente identificable (un tallarín de cierta calidad) y que al mismo tiempo contiene y emite mensajes intangibles, como su color dorado, su sabor, su aroma. Y por último, todo esto lo hará en la línea del tiempo. Todo eso, reunido sistémicamente en lo que pudiéramos llamar “la receta” para hacer fideos, es lo que llamamos comúnmente la “Estructura de Costos”.

Este constructo mental debe reunir ciertas condiciones y cumplir con ciertos requerimientos para lograr que la empresa cumpla con su principal objetivo, ser sostenible. Estas condiciones normalmente las enfocamos desde el punto de vista económico-financiero, y así llegamos a definir la estructura en términos del valor que adquieren los costos, según cómo se comporten las tres perspectivas mencionadas. Con esto podemos diseñar un modelo que nos permita manejar o “ajustar” la Estructura de Costos.

MANEJO EN LA PERSPECTIVA ESTRUCTURAL

Aquí hablamos de CENTROS DE COSTOS y de ACTIVIDADES. Por lo tanto, el manejo de la Estructura se basará en la identificación de esos Centros y en la correcta y concreta definición de las Actividades. En la medida en que somos asertivos en la identificación y definición, podremos manejar efectivamente la Estructura y optimizarla, y para ello utilizaremos todos los conocimientos y experiencias de que disponemos, porque tanto la tarea como las soluciones son comunitarias y multidisciplinarias.

MANEJO EN LA PERSPECTIVA DE SU NATURALEZA

Aquí nos referiremos a lo TANGIBLE o INTANGIBLE de lo que definimos como COSTOS. Cada cual tiene su naturaleza y por lo tanto su metodología de manejo. Algunos ítems requerirán de un simple corte, y otros de la aplicación de tecnologías. Sea cual fuere el método, el objetivo es la OPTIMIZACIÓN, o si se lo prefiere mencionar como la REDUCCIÓN.

MANEJO EN LA PERSPECTIVA TEMPORAL

Finalmente, para poder analizar y manejar la ESTRUCTURA DE COSTOS deberemos referirnos al TIEMPO, al impacto en el tiempo que tengan las medidas que propongamos. Hay que estar conscientes de que no es difícil volver azules las cifras rojas de un estado de Pérdidas y Ganancias. Basta con tomar medidas peregrinas, como despedir a todos los ejecutivos caros de la organización. Si se cumple la relación de que un ejecutivo promedio gana unas 10 veces lo que un operario promedio, es claro que deshaciéndonos del personal caro van a cambiar las cifras y por lo tanto mostraremos Utilidades. Pero ¿será sostenible una medida como esa? La idea de un buen análisis y manejo de una Estructura de Costos es que la podamos manejar “en condiciones normales”, es decir, en condiciones de funcionamiento óptimo y natural, por así decirlo.

MANEJO INTEGRADO DE UNA ESTRUCTURA DE COSTOS

Analizar y diseñar estrategias y tácticas para MANEJAR EFICAZMENTE UNA ESTRUCTURA DE COSTOS implica trabajar sobre las tres perspectivas mencionadas, de manera simultánea, y sobre todo integrada. Enfocar esfuerzos sobre una o dos de ellas sólo traerá contratiempos porque los objetivos de optimización no podrán cumplirse. Para estos efectos, hay que visualizar a la empresa y al trabajo de “AJUSTAR LA ESTRUCTURA DE COSTOS” como si fueran tres planos cartesianos, con un eje por cada perspectiva. El trabajo resultante será lograr que el plano actual que conforman esas perspectiva se transforme en otro, con otra inclinación y efectos en costos, de manera que a esos nuevos niveles se cumpla el objetivo de la empresa: SER SOSTENIBLE. Este concepto es el que mostramos en el gráfico que encabeza este artículo.

Ing. Carlos M. Duarte M. – Director ZAZENco Consulting SRL

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