¿SU SOLUCIÓN CONTABLE LE QUEDÓ CHICA?

sistema integradoA medida que las empresas van creciendo, sus necesidades van cambiando. Cuando se trata de sistemas de software, las empresas tienden a comenzar con prudencia, dígase con una solución contable básica como QuickBooks o Sage 50, o con un conjunto de de hojas de cálculo Excel y Access. Esto no representa problema alguno por un tiempo, pero cuando los procesos manuales comienzan a convertirse en una carga, es tiempo de pensar en otro sistema con mayor capacidad, una solución financiera exhaustiva o incluso un ERP que conecte e integre los procesos y los datos de diferentes departamentos. Pero, ¿cómo saber cuándo se ha llegado a tal punto?

No existe “una respuesta correcta”, ya que cada empresa es única y sus objetivos, recursos, presupuestos, gestión y cultura en conjunto, afectan su capacidad y su compromiso con el cambio. Pero usted puede hallar el momento indicado para el cambio por medio de un análisis previo.

Seis criterios

He aquí algunos criterios importantes a tener en para tener una idea de si es el momento de pasar de su solución financiera actual y comenzar a buscar un sistema de software de más profundidad.

Largo y ancho: una buena pregunta seria ¿cuál es el nivel de detalle necesario y en qué áreas? Los sistemas contables manejaran muy bien sus funciones de cuentas por cobrar y por pagar, presupuestos y nómina, pero ¿es posible que necesite más que un simple sistema contable? Una solución financiera más exhaustiva puede incluir la gestión de los inventarios o el análisis financiero. La organizaciones más maduras necesitan un sistema ERP que integre varios departamentos con el área de finanzas, e incluye los recursos humanos, fabricación y distribución, las relaciones con los clientes (CRM), además de otras áreas. Pero los sistemas ERP pueden ser costosos y requieren de mucho tiempo para su implementación. De pronto una solución para el mercado mediano es suficiente, ya que con frecuencia se pueden integrar y su costo puede ser menor.

Toma de decisiones: en algún momento, las empresas deben comenzar a tomar más decisiones basadas en datos, y no solo en información del sistema contable y en experiencia. El tiempo es igualmente importante y algunos sistemas más avanzados incluyen datos en tiempo real.  Pregúntese cuál es el nivel de detalle que deben tener las personas que toman decisiones y qué tan importante es tener esta información en tiempo real. Si su empresa ha crecido en complejidad, es posible que necesite funciones de inteligencia empresarial (BI) en su sistema financiero.

La automatización: su propósito es acelerar las cosas y los procesos que anteriormente se hacían manualmente. La pregunta que debe hacerse a sí mismo con respecto a la automatización es si ahorrará tiempo o si el trabajo de implementar y mantener el sistema será mayor que el trabajo de seguir haciendo las cosas manualmente.

Integración: ¿Los sistemas que está utilizando en la empresa están haciendo lo que se espera de ellos y la información que debe ser compartida entre departamentos llega al lugar indicado?  Las soluciones de software únicas para cada departamento pueden funcionar, pero si estas no cumplen con los requisitos e incurren en errores en los informes entre sistemas y si los procesos se dan en silos, es posible que sea preferible reunir los procesos con un sistema ERP u otro sistema integrado.  Las aplicaciones que permiten compartir datos en un sistema ERP son fabricación, recursos humanos, compras, ventas, finanzas, etc. Además, los sistemas ERP tienen una base de datos y apariencia común para todas las aplicaciones.

Conformidad: ¿esta su empresa en un nivel donde debe tener en cuenta las mejores prácticas de la industria o debe cumplir con las leyes o estándares gubernamentales? Los sistemas ERP pueden hacer que la conformidad sea menos dolorosa, ya que con frecuencia incluyen prácticas estándares para los procesos empresariales.

Seguridad y responsabilidad: a pesar de que no siempre está en primer lugar en la lista de prioridades de la empresa, es útil evaluar el nivel de seguridad que esta necesita. Los ERP tienen más controles, incluyendo la seguridad, auditoria, etc., lo cual puede facilitar las cosas si su empresa debe cumplir con ciertos estándares de seguridad.

El siguiente paso: el comienzo de una comparación de software


Buscar un sistema nuevo es un compromiso grande y todas las empresas se pueden beneficiar con un análisis profundo de los procesos empresariales antes de comenzar una selección de software. Usted debe asegurarse que está comprando lo que necesita y que se beneficiará lo suficiente con la nueva solución. Sistemas como los ERP valen la pena si permiten una mejor visibilidad e incrementan su poder de decisión, pero las soluciones integradas requieren de mucho trabajo para su implementación, son costosas y cambian los procesos de trabajo del personal.
Tenga en cuenta los criterios anteriores y si necesita más de lo que tienen en el momento y en más de una categoría, es posible que usted haya trascendido su sistema actual y que requiera de otro que se ajuste mejor a sus necesidades. Para comparar soluciones de software especificas para la pequeña empresa, visite nuestro modelo en TEC Advisor para esta área.

Autor: Catherine Muir – Traducido del inglés por Claudia Gómez
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