Ocuparse de la Estructura de Costos significa ser capaces de diagnosticar la situación de costos, identificar los puntos críticos, diseñar las soluciones, y tomar decisiones ya sea sobre el Negocio o sobre la Empresa, o ambos.
Una organización funciona y se relaciona con los entes económicos de la sociedad cuando sus Costos interactúan internamente combinándose de acuerdo a lo definido por una determinada estrategia; sin esa interacción y combinación no estamos ante una empresa sino ante un ente jurídico solamente. Para lograrlo, la empresa define sus RECURSOS y establece una combinación óptima de ellos de tal manera que se logren los objetivos y las metas que la estrategia definió. Esos recursos y su combinación es lo que se denomina una ESTRUCTURA DE COSTOS. En microeconomía también la llamamos la FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN.
Una Estructura de Costos tiene el formato que se indica en la siguiente lámina, en función de los recursos que utiliza y combina.
RECURSOS Y FACTORES DE USO
Los recursos que componen una estructura de costos son los siguientes:
P = costos de Personal, en la forma de recurso (mano de obra y habilidades) y talento (capacidades). Cuando se trata de recurso, la medición generalmente se hace en tiempo (horas/hombre u hombres/turno o similares) y se valoriza por el costo unitario del tiempo contratado ($/hora o $/mes o similares).
F = costos de Recursos Físicos y Financieros. Los recursos físicos pueden ser de uso (maquinarias, equipos, instalaciones, etc.) o de transformación (mercaderías, materias primas, materiales, etc.). Cada cual tiene su medida (tons., kilos, metros, pies tabulares) y se valoriza a su costo de producción o de compra, según el caso. Los recursos financieros es el dinero que gira y mantiene funcionando la Estructura y se mide en montos de dinero y su costo es el precio (interés) del mismo.
P y F son los recursos o costos tangibles. Luego, la estructura incluye aquellos llamados intangibles.
A = costos de Alianzas Estratégicas y Relaciones. Son las interacciones entre la empresa y su entorno (interno y externo) de las que se derivan beneficios económicos en su mantenimiento y fortalecimiento. Este recurso está en proceso de investigación en cuanto a sus unidades de medida; en cuanto a su valoración, generalmente se lo hace a través del mecanismo del costo alternativo o de oportunidad.
I = costos de Información y Conocimientos. Son el conocimiento y la sabiduría acumulada en la empresa a través de la generación de su experiencia práctica. Este es otro recurso en proceso de investigación, y su valoración se hace a través del mecanismo del costo alternativo o de oportunidad. Cuando se utilizan criterios contables en la construcción de la estructura, se valoriza al costo acumulado de su generación; por ejemplo, al costo acumulado que lleva una investigación entre dos puntos del tiempo, lo que deja afuera y sin valorar el caso de los conocimientos ganados por azar, que es bastante frecuente en la práctica. El Viagra y el Post-it son un ejemplo de ello.
Por su parte, los Factores de Uso son aquellas proporciones en las que el recurso interviene en la producción que genera la estructura de costo. Son lo que en microeconomía se llaman los Coeficientes de Insumo-Producto. Por ejemplo, para el recurso P o personal, el Factor de Uso de un tornero para una cierta pieza de bronce podría ser 0,35 H/H (horas/hombre). Similar para todos los otros recursos.
EL FORMATO DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS
Una vez conocidos los recursos, sus medidas y su valoración, se debe definir los niveles en los cuales se presentará la estructura. Cada empresa elige un formato según sus necesidades. Puede ser tan general que abarque toda la empresa, por lo que la estructura tendrá una forma igual a la ecuación única mostrada en la figura anterior. El otro extremo en el formato sería darle a la estructura un grado predeterminado de departamentalización (secciones o partes del proceso) con lo que adoptaría una forma de un sistema de ecuaciones como el de la siguiente figura.
Generalmente éste es el formato utilizado en la práctica, y es fácil de manejar a través de una hoja de Excel.
MANEJO DE LOS RECURSOS Y LA ESTRUCTURA DE COSTOS
El manejo de los recursos en la estructura de costos sigue los siguientes lineamientos:
P. Costos de Personal. Tiene dos dimensiones, cantidad y precio. En cantidad, es necesario calcular (costos estimados o estándares) la cantidad de H/H necesarias e imprescindibles para llevar a cabo todas y cada una de las tareas que se consideran necesarias en la estrategia y que están definidas en los programas y proyectos a ejecutarse. En cuanto al precio, lo normal es que se costee el precio de mercado del recurso, pero para un funcionamiento adecuado se deberá poner el enfoque en la forma de pago de ese costo. Para personal de rendimiento (ventas, producción directa) el ideal es pagarlo de forma variable, en el sistema denominado progresivo (variable, con proporciones mayores a medida que se van cumpliendo etapas y metas de venta o producción). Respecto al personal de desempeño (cargos con tareas fijas, administración) se deberá dimensionar la cantidad de trabajo necesaria por persona para ejecutar una determinada tarea.
F. Recursos físicos y financieros. Los recursos físicos de uso (maquinarias, equipos, instalaciones, etc.) y de transformación (mercaderías, materias primas, materiales, etc.) deben dimensionarse según los factores de uso de los mismos. Este dato lo entregará la respectiva especificación, la que definirá el rendimiento del recurso de uso y de transformación. Cuando los recursos de uso están compuestos por una cadena hay que ver que no existan desbalances entre los componentes de la misma, y cuidar que lo que un eslabón entrega al siguiente se corresponda con la capacidad de transformación de éste. En cuando a la valoración, es el precio de compra o de producción, según el caso.
A. Recursos de Alianzas Estratégicas y Relaciones. Es un recurso intangible, por lo que su costo es complejo de definir. No tiene cantidad, así que se evalúa de manera valorativa (mucho, regular, poco). En cuanto a su valoración, se debe utilizar el método financiero que consiste en proyectar los flujos netos de fondos provenientes del recurso a un horizonte de planeación definido por la estrategia, y descontarlos al momento presente a una Tasa de Interés representativa de la evolución de la empresa.
I. Recursos de Información y Conocimiento. Es un recurso intangible, por lo que su costo es complejo de definir. Normalmente se asimila a un componente del recurso humano, pero con la tecnología actual ya pasó a ser un recurso en sí mismo. Es un recurso que no tiene cantidad pero sí valoración. Existen dos vías para valorar este recurso: la vía contable y la financiera. La contable consiste en asentar los costos acumulados de la obtención de la información o conocimiento (por ejemplo, los costos de investigación en laboratorio). La financiera consiste en proyectar los flujos netos de fondos provenientes del recurso a un horizonte de planeación definido por la estrategia, y descontarlos al momento presente a una Tasa de Interés representativa de la evolución de la empresa.
A, b, c, d…. Los Factores de Uso. Son las proporciones de uso de recursos dictadas por las especificaciones, sean de uso en el caso de equipos o instalaciones, o de transformación en el caso de materiales y materias primas.
ADVERTENCIA EN EL MANEJO DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS
Una Estructura de Costos tiene un formato conocido, clásico, que sigue muy de cerca al formato de una planilla de cálculo tipo Excel, por lo que su preparación no tiene mayores dificultades por ese lado. Tampoco por el lado de las cantidades existen muchos problemas ya que toda empresa tiene una Función de Producción que le es conocida y que contiene sus propias especificaciones.
Lo que hay que considerar cuidadosamente es la valoración. Preparar una Estructura de Costos con valores contables puede servir de pauta para controlar la Contabilidad y el Presupuesto, pero no para tomar decisiones de mediano y largo plazo. Las razones son muchas, y van desde la mecánica propia del modelo contable (sus sistemas de valoración de inventarios, por ejemplo) hasta la evolución de las variables socio-económicas de su entorno. Para contar con una estructura de Costos que sirva para planificar y tomar decisiones se debe valorar con métodos que incluyan, de alguna manera, la variable futuro. Para esto generalmente se recurre a técnicas de proyectiva basadas en matemáticas o estadísticas (inferenciales, paramétricas y no-paramétricas) o en el método financiero, el que incluye el futuro a través de una Tasa de Interés i.
COSTOS + MINDFULNESS = PRODUCTIVIDAD 