La respuesta puede ser muy simple: porque usted no está ahí para llevar la contabilidad sino para tomar decisiones, y necesita un sistema de costeo que se lo permita y lo ayude en esa, su principal tarea.
A partir de la información elaborada por la Contabilidad existen varios sistemas de costeo. Tenemos: a) el Coste Total o Absorbente, que incorpora en el costo del producto todos los costos incurridos en el volumen producido, imputando como Gastos los correspondientes al período; b) Costes estimados, que pueden ir desde la estimación científica o Costos Estándar hasta la estimación simple o subjetiva. Estos sistemas llevan al producto los costos estimados, y tratan cualquier diferencia con los reales como si fuera una “variación” traspasable a Resultados; c) Costos Directos, que llevan al producto los costos definidos como “directos” en cuanto a su naturaleza; d) Costos Variables, que llevan al producto los costos definidos como “variables” en cuanto a su comportamiento en relación al volumen; e) Costos ABC o por Actividades, que significa un cambio profundo de enfoque del costeo respecto a los anteriores ya que no tiene por objeto costear el producto sino “la manera” como se llega a producirlo, o Actividades, y que explicaremos en este artículo.
Todos esos sistemas buscan cumplir, de alguna manera, con los objetivos definidos por el modelo contable: dimensionar el consumo de los recursos, valorar los inventarios, determinar los Resultados. Mientras la Dirección de la empresa requiera información respecto a uno o los tres puntos definidos (consumos, inventarios, Resultados) la comparación entre los sistemas existentes para ver cuál es el más conveniente para la empresa se inclina por el Costo Total o Absorbente, porque por sus principios y por su mecánica incluye todos, TODOS los costos incurridos, y por lo tanto el inventario estará plenamente mensurado y los Resultados serán los reales, sin duda alguna. El problema es que la Dirección de una empresa no sólo quiere llevar una Contabilidad sino cumplir con su principal papel, cual es tomar decisiones para asegurar la sostenibilidad y los Resultados, y en ese plano el costeo Absorbente no es la mejor fuente de información.
¿Para qué pueden servirnos los distintos sistemas de costos?
El sistema de costeo Absorbente o Total nos entrega una dimensión exacta del valor de nuestros inventarios, de los recursos consumidos, y por lo tanto de los Resultados obtenidos. Su “defecto”, por llamarlo así, es que trabaja sobre bases históricas y por lo tanto no nos sirve como plataforma para poder planificar o proyectar. Los costos Estimados, sean el Estándar o simplemente estimado, nos entregan información valiosa para poder controlar la operación (nada menos que la diferencia entre lo que fue realmente y lo que debió haber sido) pero en el ámbito de las decisiones su papel queda circunscrito al corto plazo, que es aquel en el que se produjo la variación; es decir, nos sirve para optimizar operaciones pero no para proyectarlas. Los costos Directos Y Variables (ambos muy parecidos, casi gemelos) nos entregan información valiosa respecto al ciclo del producto, a su rotación, y por eso es o debería ser el sistema de las empresas de alta rotación, como los supermercados y similares, pero son costos incompletos porque no contienen la parte Indirecta o Fija de los mismos. El gran problema de los tres sistemas descritos es que utilizan una mecánica que está algo desviada de la lógica, cual es suponer que las empresas “hacen productos”, y por lo mismo los costos son asignados a los distintos productos, cuando en realidad lo que hacen las empresas es “ejecutar actividades” que pueden desembocar en productos. Piense en su caso: usted llega todos los días a su oficina ¿a hacer qué? ¿Producir muebles? ¿O llega a ejecutar alguna tarea relacionada con alguna actividad funcional al objetivo de hacer muebles, por ejemplo atender un pedido o escribir una carta?
¿Por qué el sistema de Costos ABC sería el mejor sistema de costeo?
El sistema de Costos ABC o por Actividades parte del supuesto de que no es el producto el que consume los recursos sino las actividades, y así se originan los costos. El costo del pan no está dado por la harina más el agua más el leudante más la sal, sino que por las actividades de Comprar más Almacenar más Recabar del Almacén más Amasar más Orear más Formar más Hornear, más… Ese es el verdadero costo del pan, en una lógica en la que los costos se originan en el “qué se hace” para lograr un producto, no “qué se usa” para ello. Puede verse fácilmente que esta lógica coincide con el proceso empresarial; por ello al costo ABC se le denomina “orientado al proceso”.
Un sistema de costeo orientado al proceso es el sueño de un empresario que quiere ser exitoso, porque obtiene información directamente desde las causas del costo y no de los efectos, a través de las actividades que le dan origen. Esas actividades, las causas, son los objetos sobre los cuales el empresario toma decisiones. Por ejemplo, si tiene el costo de la Actividad “Hornear” entonces podrá tomar decisiones acerca de la capacidad de los hornos (cantidad de bandejas), o de la fuente de energía (electricidad, gas, leña, carbón), o de cualquier variable que la mecánica del sistema le defina como Actividad, o su componente Tarea. Con esa información, podrá tomar decisiones acertadas respecto a comprar, alquilar, cambiar, eliminar.
¿El sistema ABC también nos da el costo del kilo de pan? Por supuesto. El mecanismo del sistema tiene un algoritmo que permite llegar a obtener el costo total y unitario del producto, de manera simple, para valorar los inventarios o diseñar políticas de precios o decidir entre opciones de producción. La ventaja del sistema es que, además de entregar lo que entregan los otros sistemas (costo del producto), nos da el costo del cómo se hacen esos productos. Es decir, el costo del objeto de decisiones del empresario.
Por eso, los recursos que una empresa dedique a diseñar y hacer funcionar un sistema de Costos ABC serán los mejores empleados por el empresario. Con el sistema ABC podrá decir que sí tiene todo el control de su empresa y sus diferentes procesos. Por eso es el mejor sistema de costeo que pudiera tener en su empresa.
COSTOS + MINDFULNESS = PRODUCTIVIDAD 