¿Qué es una Auditoría de Costos y para qué sirve?

Como lo establece el término, auditar es revisar. Una auditoría financiera revisa las cuentas de una empresa para ver si se ajustan a lo normativo y si, en conjunto, reflejan razonablemente la situación de la empresa. Dentro de ese ámbito, el auditor financiero también hace una revisión de las cuentas de costos del modelo contable, para ver si las apropiaciones fueron las pertinentes y si los saldos reflejan los movimientos habidos en el inventario. Pero, en materia de costos, ¿basta con eso? No. Esa parte puede ser de interés del área contable de una empresa pero no es, o no debería ser, de interés del empresario más allá de asegurarse de que las cosas anden bien en su sección de contabilidad. ¿Qué le debería interesar al empresario o al gerente en materia de costos? ¿Para qué pediría una Auditoría de Costos (AC)? ¿Qué ganaría con ella?

a) Para limpiar opciones, comencemos por la menos importante de sus motivaciones: puede querer saber si lo están haciendo bien sus Contadores. En este caso, puede bastarle con las conclusiones de su Auditor Financiero, que sacará conclusiones a partir de las apropiaciones y de los saldos de las cuentas de Mayor. Si esa es su motivación, con ello puede quedar tranquilo y convencerse de que todo anda bien y tiene un Contador eficiente.

b) Luego, puede querer saber si sus procesos son los adecuados o el uso de sus equipos lo es. En este caso será necesario determinar su función de producción (por regresión estadística) y calcular las opciones de uso de su tecnología (las distintas derivadas de esa función). Para ello hay herramientas matemáticas y de Investigación de Operaciones (IO) que se lo podrán decir. Por esta vía la AC podrá identificar que por cada unidad de uso de equipo en sus procesos ha perdido US$ 0,54 por producto y si en cada unidad produce 5.000 piezas entonces estamos hablando de una pérdida por este concepto de US$ 2.700.- Si la unidad de uso es un turno/día entonces en 200 turnos/día/año la pérdida llegará a US$ 540.000 sólo por la manera como se hacen las cosas. ¿Cree que una Auditoría de Costos o AC le puede costar tanto? ¿Cree que vale la pena ahorrar esa AC y perder esos US$ 540 mil? Si usted cree que la cosa es muy difícil no es necesario que se sumerja en las matemáticas; basta con que observe los niveles de llenado de las botellas en su línea de producción y calcule cuánto le cuesta ese sobrellenado sobre el estándar en todas las botellas (vasitos, bolsitas, etc.) producidas en un año. Se sorprenderá.

c) Otra opción para practicar una AC es determinar si los insumos son los adecuados. Este caso es muy corriente en operaciones de fabricación de alimentos para humanos o animales, y se puede encarar por el lado de la especificación (que sea el insumo pertinente) o del origen y precio (que lo estén consiguiendo de la fuente pertinente). Nuevamente haga cálculos: una diferencia de US$ 0,29 en cada kilo de insumo y considerando que son 4.000 las unidades finales que se obtienen de ese kilo, y por 950.000.000 de unidades que se producen y venden en un año, dan… US$ 68.875 de pérdida. ¿Cree que 950 millones de unidades es algo estratosférico e irreal? ¿Cuánto cree que produce al año una fábrica de tapitas de botellas de soda? ¿O de viales de penicilina un laboratorio? ¿Y de muchos otros productos?

c) Una cuarta opción para necesitar una AC tiene que ver con su organización. El que los insumos sean o no los adecuados no es solamente verificar la fórmula de su producto (que generalmente es un secreto industrial) o si su insumo A es mejor que uno B (que su químico debe saberlo porque es el mejor) sino también incluye la manera como la empresa se abastece de ese insumo, cómo lo compra, lo almacena, lo transforma. Ahí hay una enorme fuga de costos que los empresarios no detectan por estar contentos de cómo se hacen las cosas en su organización, generalmente «a su manera».

d) Finalmente, una quinta opción tiene que ver con quienes hacen las cosas en su empresa, con su personal. Trabajadores no motivados, cansados, estresados, no van a rendir como debieran. Y si no rinden ¿de dónde cree que van a venir sus ingresos? ¿Acaso las ventas perdidas o las fallas de calidad, devoluciones de clientes, o los desperdicios en la fábrica producen ingresos? Determinar el grado de responsabilidad y alineamiento del equipo de trabajadores hacia los procesos y las estrategias de la empresa es materia de una AC. Nuevamente unos pequeños cálculos: sus ingresos anuales por ventas son US$ 5.000.000 y sus costos directos US$ 3.500.000.- Si detecta desmotivación y desalineamiento y aplica un programa antiestrés y mejora ambos parámetros en apenas 1% su Margen aumenta en US$ 85.000.- ¿Cree que una AC le costará tanto como le ahorrará? ¿Cree que vale la pena?

Obviamente, si usted prefiere mantenerse en la primera opción, está en su derecho de hacerlo.

Carlos M. Duarte M., Ing. Comercial (UdeC, Chile), Director.